Digitalisierung beginnt im Prozess – nicht bei der Software

Digitalisierung wirkt nur, wenn sie im Prozess ansetzt – nicht erst bei der Toolauswahl.

Wer digitale Lösungen erfolgreich einführen will, braucht mehr als nur eine gute Idee oder ein neues System. Entscheidend ist ein klar strukturierter Weg – von der Zielklärung über die Prozessanalyse bis zur Umsetzung. Mit Beteiligung, realistischen Anforderungen und wirksamen Routinen. Nur so entsteht ein digitaler Wandel, der tatsächlich im Arbeitsalltag ankommt. 

Warum viele Digitalprojekte scheitern – noch bevor sie richtig beginnen 

In über 25 Jahren Projektarbeit mit Unternehmen, Energieversorgern und öffentlichen Einrichtungen zeigt sich immer wieder: Digitalisierung scheitert selten an Technologie – sondern an der Umsetzung. Fehlende Ziele, unklare Verantwortung, isolierte Tools oder unpassende Prozesse führen dazu, dass Systeme zwar eingeführt, aber nicht genutzt werden. Oder sie werden genutzt, aber bringen keinen Nutzen. 

Ein häufiger Fehler: Es wird zu schnell mit der Tool-Auswahl begonnen – bevor Prozesse verstanden oder Anforderungen formuliert sind. Das Ergebnis: Digitale Lösungen ohne Wirkung, Widerstände bei den Mitarbeitenden und vermeidbare Folgekosten. 

Erfolgreiche Digitalisierung beginnt mit Klarheit – über das Ziel, die Ausgangslage und die relevanten Prozesse. Ohne diese Basis bleibt jedes Tool nur Stückwerk. 

Ausgangslage und Handlungsrahmen klären 

Welche Ziele stehen im Raum? Was motiviert das Vorhaben? Gibt es strategische Vorgaben, Systempläne oder erkennbare Engpässe? 

Ziel und Nutzen definieren – aus Sicht der Organisation 

Was soll sich konkret verbessern – und für wen? Nur wenn Ziele greifbar sind, lässt sich der Erfolg später messen. 

Prozesse erfassen, analysieren und verbessern 

Digitalisierung beginnt beim Prozess. Wer Prozesse versteht, kann Anforderungen fundiert ableiten und Optimierungspotenziale nutzen. Ein bewährter Einstieg ist ein überschaubarer, aber relevanter Prozess – mit klarem Praxisbezug und erkennbarem Verbesserungspotenzial. So entstehen frühzeitig Erfolge, die für Akzeptanz und Motivation sorgen. 

→ mehr zu unserem Ansatz der Prozessoptimierung

Jetzt wird aus Erkenntnis ein Plan. Auf Basis der Prozessanalyse entstehen konkrete Anforderungen – und eine realistische Bewertung der Tool-Optionen. 

Anforderungen konkretisieren – fachlich und technisch 

Welche Funktionen braucht es wirklich? Und welche nur auf den ersten Blick? Eine saubere Anforderungserhebung entscheidet über den späteren Erfolg. 

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Systemlandschaft prüfen und Einordnung vornehmen 

Wie fügt sich die neue Lösung in die bestehende Architektur ein? Welche Schnittstellen, Abhängigkeiten und Standards sind zu beachten? 

→ ganzheitlich gedacht mit IT-Architektur & Prozessintegration

Lösungsoptionen bewerten und Tool auswählen 

Objektive Kriterien, echte Use Cases und realistische Perspektiven machen den Unterschied zwischen einer klugen Entscheidung – und einem Fehlkauf. 

Ein Tool wird nur dann wirksam, wenn es verstanden, akzeptiert und im Alltag verankert wird. Die Einführung ist deshalb kein reines IT-Projekt – sondern Teil eines größeren Veränderungsprozesses. 

Pilotierung und Konfiguration mit echten Use Cases 

In der Testphase zeigt sich, was wirklich funktioniert. Konfiguration und Feedbackschleifen sichern Akzeptanz und Qualität. 

Rollout mit aktiver Begleitung und Schulung

Ohne klare Zuständigkeiten, begleitende Kommunikation und Schulungen verpufft jedes Potenzial. Einführung braucht aktive Begleitung – nicht nur Technik. 

→ unser Ansatz für wirksames Change Management

Nach der Einführung beginnt die eigentliche Arbeit: Betrieb, Pflege, Weiterentwicklung. Digitalisierung ist kein Zustand, sondern eine kontinuierliche Aufgabe. 

Betrieb sichern und kontinuierlich verbessern 

Wer ist verantwortlich? Wie wird Feedback aufgenommen und umgesetzt? Welche Metriken zeigen, ob sich die Einführung gelohnt hat? Setzen Sie auf einfache, aber relevante Indikatoren – wie Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten oder Nutzungsintensität. Nur so bleibt die digitale Lösung dauerhaft wirksam. 

Vier Perspektiven, die Sie bei der Digitalisierung einbinden müssen

Damit Digitalisierung gelingt, müssen unterschiedliche Perspektiven gehört und zusammengeführt werden. Diese vier sind entscheidend: 

Führungskräfte 

Strategische Ausrichtung, Ressourcen, Priorisierung – ohne Management-Support fehlt der Umsetzung die Kraft. 

IT-Abteilung

Sie sichert die Integration, Datenflüsse und langfristige Wartbarkeit – und kennt die Systemarchitektur. 

Fachbereiche 

Sie wissen, wie Prozesse wirklich laufen – und was praktikabel ist. Ohne ihre Beteiligung entstehen Systeme ohne Nutzen. 

Mitarbeitende & Endnutzer:innen

Sie machen den Unterschied zwischen Einführung und Nutzung. Wer früh eingebunden wird, sorgt für Akzeptanz. 

4 typische Digitalisierungsfallen – und wie Sie sie umgehen 

1. Tool vor Prozess: Erst verstehen, dann digitalisieren 

2. Alleinige IT-Sicht: Ohne Fachbereiche kein Mehrwert 

3. Unklare Verantwortung: Keine Wirkung ohne Rollen 

4. Groß denken, kleinschrittig handeln vergessen: Erfolg durch iteratives Vorgehen 

Praxisbeispiel: Wie ein Energieversorger seine Digitalisierung neu gedacht hat 

Ein Energieversorger wollte Prozesse digitalisieren – schneller, transparenter, nachvollziehbarer. Anstatt sofort eine Software zu kaufen, startete das Unternehmen mit der Prozessaufnahme: Wie läuft der Kundenwechsel heute ab? Wer ist beteiligt? Wo entstehen Brüche oder manuelle Aufwände?  

Nach einer fokussierten Schwachstellenanalyse wurden erste Anpassungen direkt umgesetzt – teilweise ohne Tool. Danach wurde ein einfaches BPMN-Tool pilotiert. Die Mitarbeitenden entwickelten gemeinsam mit den Fachverantwortlichen das neue Sollbild – visuell, verständlich und iterativ. Digitalisierung wurde als Entlastung empfunden – nicht als Belastung. 

Drei Trends, auf die Sie vorbereitet sein sollten 

Automatisierung als nächster Hebel

RPA, Low-Code und Workflows sind nur so gut wie die Prozesse, auf denen sie aufbauen. 

Künstliche Intelligenz in der Praxis

KI kann Prozesse ergänzen – aber nur mit verlässlichen Daten und klaren Standards. 

Vernetzte Wertschöpfung über Unternehmensgrenzen hinweg 

Wer Prozesse intern beherrscht, kann externe Schnittstellen erfolgreich gestalten. 

Fazit: Erfolgreiche Digitalisierung beginnt dort, wo Prozesse ernst genommen werden 

Digitalisierung darf nicht mit der Toolwahl beginnen. Sie beginnt dort, wo Prozesse verstanden, gestaltet und verbessert werden. Wer erst Prozesse verbessert und dann Tools auswählt, schafft die Grundlage für Effizienz, Nutzerfreundlichkeit und messbaren Fortschritt.